ll portale, storia di un'esperienza di trasformazione digitale

Era il 19 agosto di 10 anni fa, la trasformazione digitale degli sportelli comunali attività produttive sembrava un concetto astratto e lontano, totalmente delegato agli informatici. Si pensava bastasse esprimere loro una semplice richiesta, "realizzateci un sito che possa ricevere e gestire domande di avvio di impianti ed attività produttive".

Solo in tempi molto più recenti si è diffusa la consapevolezza che la trasformazione digitale non è informatizzare una complessità analogica, ma far analizzare il processo cartaceo da un team multidisciplinare che sia in grado di renderlo più snello, identificare contenuti, informazioni ed allegati indispensabili e la procedura adatta, facilitare l'approccio dell'utente chiedendogli meno dati possibile, specie se già in possesso della Pubblica Amministrazione (principio del "once only") coinvolgendolo direttamente nell'esperienza.

Eppure il portale regionale previsto per il SUAP dal D. P. Reg. 23 agosto 2011 n. 206 andava on line, tra mille ansie e preoccupazioni del team che ci aveva lavorato nei mesi precedenti. 

Lo sportello unico era anche un modo rivoluzionario di erogare i servizi della pubblica amministrazione, raccogliendo più domande rivolte a enti diversi in un unico carrello elettronico, oggi a noi così familiare per acquistare tanti prodotti in una sola transazione.

Erano stati mesi di analisi tra esperti delle varie materie che fanno capo al SUAP - che sono tantissime, agricoltura, commercio, ambiente, edilizia, salute, pubblica sicurezza, intrattenimento, etc, - esperti della società in House INSIEL S.P.A., esperti del Servizio sistemi informativi della Regione.

A settembre 2013 arrivava la prima delle 115 domande pervenute entro fine anno, nel 2014 erano pervenute 2.638 e nel 2022, 9 anni dopo, 43.225.

A gennaio 2020 una nuova metafora di accesso assecondava la richiesta di ordini e collegi professionali di poter presentare domande anche per l’edilizia residenziale di competenza del SUE, con la stessa modulistica e medesimi procedimenti.

Nel frattempo il numero dei Comuni aderenti, nel 2013 poche unità, cresceva lentamente, ma costantemente, fino agli attuali 195 SUAP e 153 SUE su 215 comuni.

Si realizzavano accordi con gli enti terzi per la gestione coordinata di alcune procedure inserite nel portale:

• Accordo 2016 con direzione regionale Vigili del Fuoco per gestione dei procedimenti di prevenzione incendi
• LLGG NIA 2016 per la gestione dei procedimenti di notifica alimentare svolti dalle aziende sanitarie
• 3 Convenzioni nel 2017 con le Camere di Commercio Industria Artigianato Agricoltura per interoperabilità tra portale SUAP e Registro imprese CCIAA (scambio dati in cooperazione applicativa)
• LLGG AUA del 2018 per gestione del procedimento di rilascio dell’AUA da parte della Regione

Nel 2017 i procedimenti disponibili sul portale erano 733, oggi sono oltre 1.100, grazie a tanti altri accordi successivi, anche meno formali, raggiunti con le pubbliche amministrazioni competenti su una specifica materia.

Il processo di comunicazione verso gli utenti si arricchiva con l’inserimento di new, il servizio di newsletter, numerosi eventi di formazione (271 ad oggi) e nel 2022 andava in linea la versione in lingua inglese delle principali schede descrittive, aggiornate almeno semestralmente.

Il team imparava ad applicare le metodologie e tecniche di project management, ed ogni piccolo o grande miglioramento apportato al sistema era frutto di collaborazione, coprogettazione, coinvolgimento degli stakeholder. Henry Ford diceva:

Mettersi insieme è un inizio, rimanere insieme è un progresso, lavorare insieme un successo

Nell'agosto 2023 possiamo dunque augurare "buon compleanno" al portale SUAP-SUE seppure con le sue imperfezioni e margini di miglioramento, perchè preziosa testimonianza di un cambiamento culturale ed organizzativo già intrapreso, indispensabile per lo sviluppo dei nuovi portali finanziati dal P.N.R.R. con il Sub investimento 2.2.3 Digitalizzazione Sportello Unico Attività Produttive e Sportello Unico Edilizia. E ringraziare tutti coloro che ci hanno creduto e si sono lasciati trasportare in questo cambiamento.