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Funzionalità del portale

Il portale regionale "SUAP in rete"

Il Codice dell’Amministrazione digitale stabilisce il diritto dei cittadini e delle imprese di usare le tecnologie telematiche nel comunicare con le pubbliche amministrazioni.
Dal 1 gennaio 2014 tutti i servizi delle pubbliche amministrazioni dovranno essere unicamente telematici (art. 63  del C.A.D.).
Anche il Regolamento nazionale per lo sportello unico per le attività produttive afferma lo stesso diritto.

Questo portale permette di esercitare tale dritto, presentando allo sportello unico in modalità unicamente telematica, ogni pratica  di insediamento, avvio e svolgimento delle attività produttive e delle attività di servizi nel territorio regionale, in conformità agli articoli 5 e 8 della Direttiva 2006/123/CE.

La Regione attua tutti gli interventi finalizzati alla realizzazione dell'Agenda digitale in Friuli Venezia Giulia. La realizzazione di un servizio telematico è prevista dalla L.R. 12 febbraio 2001, n. 3 e s.m.i., nonchè dal D.P.Reg. 23 agosto 2011, n. 0206/Pres.
Il portale e i relativi strumenti sono realizzati dall’amministrazione regionale tramite il partner tecnologico INSIEL S.P.A. e sono messi gratuitamente a disposizione dei Comuni singoli e associati, che intendono usufruire dei relativi servizi.

L'adesione al portale è quindi volontaria.

Nella Regione FVG alcuni Comuni aderiscono a "SUAP in rete", altri si avvalgono dei servizi del portale delle Camere di commercio, altri ancora sono organizzati con un portale autonomo.

Utenti del Portale

Gli utenti che possono avvalersi dei servizi del portale sono principalmente le imprese che svolgono "attività produttive" sul territorio della Regione FVG.

L'attività produttiva è un'attività economica, cioè un’attività di produzione di beni o servizi caratterizzata dall'uso di fattori della produzione, da un processo di produzione e da uno o più prodotti ottenuti (merci o prestazioni di servizi).

Le attività produttive sono numerosissime, ma non tutte sono di competenza dello Sportello unico: per espressa disposizione di legge, vi sono infatti alcune attività produttive di competenza della Camera di commercio, altre della Questura, altre del Ministero dello sviluppo economico, altre ancora della Regione o della Provincia e via dicendo.

Consultando la lista delle schede descrittive delle attività di competenza dei SUAP, l'imprenditore ha la certezza che il procedimento che gli interessa attivare sia proprio di competenza del SUAP comunale.

Non tutti gli utenti del Portale sono necessariamente già imprenditori.

E' infatti possibile che il cittadino non abbia nessuna intenzione di svolgere attività produttiva, ma desideri comunque effettuare la localizzazione, realizzazione, trasformazione, ristrutturazione o riconversione di un impianto produttivo, di cui è proprietario: in sostanza il procedimento cui è interessato riguarda gli aspetti edilizi del fabbricato o impianto che, solo in futuro, sarà destinato ad uso produttivo e utilizzato direttamente da un imprenditore.

Ricerca del SUAP

L'utente che volesse avviare un procedimento di competenza di uno Sportello unico deve, per prima cosa, verificare come è organizzato il SUAP cui intende rivolgersi.

Il sito http://www.impresainungiorno.gov.it/sportelli-suap gli consente di individuare la Regione, Provincia e Comune di interesse e raggiungere, con 3 semplici click, lo Sportello online di riferimento.

Se lo Sportello unico aderisce a SUAP in rete, il cittadino o l'imprenditore può profilarsi come utente non registrato o come utente registrato:

  1. utente non registrato: limitarsi alla mera navigazione nelle funzioni consultative, effettuare ricerche sulle attività produttive che il sistema propone, utilizzando il motore di ricerca, informarsi sui requisiti e presupposti per aprire un’eventuale attività o costruire un impianto produttivo, sulla normativa di riferimento, sui tempi per la conclusione del procedimento, sugli oneri che dovrà sostenere, sui mezzi di ricorso in caso di conclusione negativa del procedimento, sugli eventuali controlli cui l’attività verrà sottoposta; l'utente non identificato non può inviare istanze on line al SUAP di interesse;
  2. utente registrato: inviare istanze on line al SUAP di interesse, previa l’identificazione informatica.
Si consiglia di non utilizzare internet explorer, ma preferibilmente mozilla o google chrome; con internet explorer si possono manifestare malfunzionamenti con i dispositivi di identificazione informatica di cui l'utente è in possesso (ad es, la business key).

 

Le utilities

Il Portale "guida" l'utente fino alla presentazione della pratica telematica, attraverso un innovativo sistema di navigazione, studiato per ridurre al minimo i "click" necessari a concludere il procedimento che gli interessa.

E' possibile selezionare il procedimento necessario per avviare un’attività produttiva attraverso più opzioni:

  1. la navigazione nell'albero delle materie (agricoltura, commercio, intrattenimento, sanità, servizi, trasporto, turismo);
  2. l'utilizzo del motore di ricerca, direttamente dal box di ricerca presente nell'home page (evidenziato da una lente di ingrandimento), digitando una parola chiave;
  3. la navigazione nel footer (cioè nella spazio nella parte più bassa dell'home page).

Vediamo come può essere più conveniente muoversi:

  • Utente non esperto: se l'utente non è a conoscenza dei requisiti e presupposti necessari per aprire o modificare l'attività, la navigazione nella scheda descrittiva lo aiuta: dopo averla consultata, potrà avviare il procedimento che gli interessa selezionandolo tra le opzioni presenti nel box alla destra di ogni scheda;
  • Utente esperto: se l'utente è già a conoscenza dei requisiti e presupposti necessari per aprire o modificare l'attività e quindi per lui risulta superfluo leggere la scheda descrittiva, può avviare il procedimento che gli interessa direttamente dal box "domanda on line" in home page, con la massima rapidità.

Le schede descrittive

Le schede descrittive forniscono all'utente accurate informazioni su:

  • requisiti e presupposti per l'avvio di impresa produttiva, che possono derivare da normative statali, regionali e, in molti casi, anche comunali;
  • tipo di procedimento da attivare per aprire l'attività di suo interesse (SCIA o domanda);
  • tempi che il SUAP deve rispettare per chiudere il procedimento;
  • elenco delle normative pertinenti all'attività;
  • eventuali oneri che l'imprenditore deve sostenere;
  • strumenti di ricorso in caso di esito negativo.

Le schede aiutano l'utente ad individuare il procedimento di interesse in base agli eventi che possono accadere durante il ciclo di vita dell'impresa.

Sono eventi oggettivi l'apertura, il trasferimento di sede, l'ampliamento o riduzione della superficie, modifiche varie legate alla tipologia di attività (ad esempio, la rimozione di distributori automatici,la modifica dell’insegna in pubblico esercizio, la modifica della capacità ricettiva di un albergo), la sospensione o cessazione.

Sono eventi soggettivi la modifica: 1) del legale rappresentante; 2) del gestore di struttura ricettiva turistica; 3) del responsabile tecnico-direttore d’azienda di attività di acconciatore o estetista; 4) del preposto del commercio o somministrazione; 5) del direttore tecnico di tintolavanderia; 6) del responsabile di panificazione; 7) del direttore tecnico di agenzia di viaggio e turismo; 8) del rappresentante T.U.L.P.S. in attività di pubblico esercizio, nonchè l'affidamento di gestione di reparto, la modifica di ragione sociale, di residenza o di sede legale.

La modulistica

Il portale propone una modulistica standardizzata a livello regionale.

La modulistica è fortemente semplificata per ridurre gli oneri amministrativi, che sono una causa  di svantaggio competitivo delle imprese.

Per aprire e compilare la modulistica di portale, è necessario scaricare sul proprio PC la suite Open Office a partire dalla versione 3.4.1.


La compilazione della pratica telematica

Per ogni pratica SUAP è previsto:

  • un modulo informativo generale (QIG), compilato da sessione web (online);
  • uno o più moduli (di tipo A, B, C, D, E, F, PIN, AUA,T) da scaricare in locale e compilare sul PC (offline);
  • uno o più allegati, che devono essere semplicemente caricati nel sistema.

Per aprire e compilare la modulistica di portale, è necessario scaricare sul proprio PC la suite Open Office a partire dalla versione 3.4.1.

Le informazioni fornite in questa sezione del portale sono disponibili, in un formato unitario e agevole da consultare, nella Guida all'utilizzo di "SUAP in rete": è consigliabile averla sottomano al momento della prima compilazione, perchè riproduce in sequenza le schermate che il sistema presenta all'utente.

Firma digitale

Il sistema "SUAP in rete" accetta solo firme “digitali”, lo prevede la normativa tecnica del SUAP.

Non sono valide le firme elettroniche, anche se qualificate, diverse dalla firma digitale vera e propria.
Per procurarsi una firma digitale, sia come impresa che come utente non imprenditore, è possibile ricorrere a più fornitori presenti sul mercato.

Anche le Camere di commercio sono fornitori di firma digitale, che distribuiscono sia su smart card che su business key.

Per informazioni su modalità di acquisizione, costi e tempi di rilascio:

 

 

Il "procuratore" per l'invio della pratica telematica

Non esiste un obbligo generalizzato, per cittadini ed imprese, di possedere la firma digitale; tuttavia le pratiche SUAP devono essere presentate unicamente in modalità telematica e quindi sottoscritte, per l'appunto, con firma digitale (solo i professionisti devono essere muniti di firma digitale per obbligo di legge!).

Il soggetto non in possesso della firma digitale può ovviare all'assenza di firma digitale conferendo una “procura speciale” ad un terzo, detto procuratore: il procuratore è un intermediario che agisce in rappresentanza del soggetto delegante (o anche di più soggetti deleganti, come nel caso di più intestatari di una pratica edilizia), come previsto dall'art. 38 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; è un soggetto in possesso di dispositivo di firma digitale, che effettuerà l'invio della pratica.

La responsabilità del procuratore è limitata a questi tre aspetti:
•    la sottoscrizione digitale di tutti i file che costituiscono la pratica SUAP, in nome e per conto del delegante;
•    la conservazione in originale dei corrispondenti documenti cartacei, debitamente sottoscritti in modalità autografa dagli aventi titolo, presso la sede dello studio/ufficio del procuratore;
•    la trasmissione telematica della pratica.
Il procuratore è quindi investito unicamente del potere di rappresentanza per la presentazione di istanze del delegante: non risponde della veridicità delle dichiarazioni sostitutive rese dal delegante, sottoscritte in modalità autografa.
Vediamo quali sono gli step per conferire la procura speciale all'intermediario:
1.    Il delegante appone la propria firma autografa sui documenti cartacei che compongono la pratica SUAP, incluso il modulo F15 "Procura speciale";
2.    Il procuratore sottoscrive digitalmente tutti i file corrispondenti ai documenti cartacei e procede alla presentazione telematica della pratica SUAP;
3.    il procuratore conserva tutta la documentazione cartacea presso la sede del proprio studio/ufficio;
4.    Il procuratore garantisce che le copie informatiche corrispondono ai documenti cartacei da lui custoditi in originale.

Di norma, cittadini ed imprese conferiscono l’incarico di “procuratore speciale telematico” a professionisti, quali geometri, ingegneri, etc o altri consulenti, come commercialisti, ragionieri, associazioni di categoria, cui si rivolgono per la gestione degli aspetti tecnici della pratica SUAP (ad esempio, le verifiche edilizio-urbanistiche, igienico-sanitarie, di prevenzione incendi, di inquinamento acustico, ..).

Sempre di norma, il delegante elegge domicilio speciale, per tutti gli atti e le comunicazioni inerenti il procedimento amministrativo, presso l’indirizzo di posta elettronica del procuratore speciale.

Un procuratore può gestire l’anagrafica di una o più imprese e conseguentemente presentare più pratiche SUAP intestate a soggetti diversi.

La procura speciale, da parte del delegante, deve essere conferita per ogni singola pratica SUAP e vale sino alla conclusione del procedimento amministrativo relativo a quella pratica. La procura speciale consiste in una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, per la quale non è previsto il versamento di oneri o diritti.

La chiusura della pratica telematica

Il sistema effettua un controllo formale dei dati inseriti, propone l’elenco dei moduli da compilare specifici per il procedimento selezionato e verifica la presenza di tutti i documenti da allegare.
Solo dopo che tutti i controlli formali hanno avuto esito positivo il sistema consente di proseguire con le operazioni successive (firma e invio) atte a consolidare la pratica, cioè renderla non più modificabile.

Il mittente ottiene dal portale una ricevuta automatica, la quale:

  1. se riferita alla SCIA, costituisce titolo per l’avvio dell’attività, a partire dalla data ed ora certificate dalla ricevuta medesima; l’utente non deve attendere alcun atto di assenso da parte del SUAP competente, il quale effettuerà la sua istruttoria di controllo nei termini previsti dalla legge. La SCIA è titolo per l’avvio dell’attività in quanto basata sulle dichiarazioni ed autocertificazioni in essa contenute o allegate, che si ritengono veritiere, fino a prova contraria.
  2. se riferita ad una domanda, attesta che la domanda è stata presentata al SUAP competente nella data e nell’ora certificate dalla ricevuta medesima. L’utente non potrà avviare l’intervento o l’attività fino al ricevimento di un formale atto di assenso da parte del SUAP competente (la cosiddetta autorizzazione unica), che verrà emanato a conclusione dell’istruttoria di rilascio.

 

La consultazione della pratica

A seguito della presentazione della pratica presso lo sportello SUAP, l’utente può consultare lo stato di avanzamento dell’iter amministrativo e gli atti rilasciati dagli uffici competenti.

I funzionari dei SUAP possono modificare lo stato della pratica da "pervenuta", a "presa in carico" (cioè protocollata), passando per "istruttoria in corso", fino a "chiusa", una volta che il procedimento istruttorio sia stato completato.

Eventuali comunicazioni tra il SUAP e l'utente avvengono PEC to PEC.

 

Che fare in caso di malfunzionamento

Potrebbe accadere che al momento di inoltrare la pratica SUAP si verifichi un malfunzionamento del sistema e l'utente rimanga "bloccato".

Questa situazione deve essere affrontata con le seguenti precauzioni procedurali:

  1. contattare lo sportello unico comunale per le attività produttive, che aiuterà a valutare il problema e tenterà di risolverlo. I SUAP sono stati “formati” attraverso uno specifico corso per dare un aiuto agli utenti che per la prima volta utilizzano i servizi telematici del portale.;
  2. se il SUAP non riuscisse a risolvere il problema rivolgersi direttamente ai "contatti" per l'assistenza SUAP;
  3. se il problema riguarda la procedura di identificazione informatica, cioè il “loginfvg”, rivolgersi direttamente ai contatti per l'assistenza LOGIN FVG.

Qualora la causa del malfunzionamento non potesse essere rimossa in tempo utile per inviare la pratica SUAP, si può risolvere il problema caricando tutti i file  preparati, già firmati digitalmente, in un messaggio di PEC e inviarli al SUAP di riferimento.

E’ sufficiente indicare, nel testo del messaggio PEC, che si è verificato un problema informatico.

Il SUAP sa che in questo caso l'utente si avvale della facoltà concessa dall’art. 8 del Decreto 10 novembre 2011- Misure per l'attuazione dello sportello unico per le attività produttive di cui all'articolo 38, comma 3-bis del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, che prevede:


Art. 8 Procedure d'emergenza e gestione di allegati voluminosi
1. Nel caso di mancato funzionamento degli strumenti o dei dispositivi informatici, messi a disposizione degli utenti dai SUAP, necessari alla predisposizione e all'inoltro al SUAP delle segnalazioni o delle istanze e dei documenti che le accompagnano, per un periodo superiore alle tre ore consecutive durante l'orario di apertura degli uffici competenti, l'utente è autorizzato a utilizzare le modalità di cui all'art. 38 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
2. Nell'ipotesi di cui al precedente comma, entro cinque giorni dal venir meno della causa che ha generato l'impedimento, l'utente è tenuto a provvedere all'invio telematico della copia informatica di ogni documento analogico già trasmesso, comunicando gli estremi del protocollo già assegnato o, in mancanza, gli estremi di tale trasmissione. In tal caso, l'utente è esentato dal ripetere il versamento di imposte e diritti o di ogni altra somma già a tale titolo corrisposta.

In alternativa, il Decreto consente di utilizzare anche il fax, che però è poco pratico in caso di documenti prodotti in formati diversi dal formato A4.

Ultimo aggiornamento: 14/05/2015