Secondo i giudici, il diritto di accesso previsto dalla legge n. 241 del 1990 presuppone sempre l'esistenza concreta del documento richiesto e la sua disponibilità presso l'amministrazione interessata. Se tali condizioni non sussistono, si verifica una situazione definita "accesso impossibile", nella quale l'ente pubblico non può essere chiamato a esibire atti inesistenti. 

La sentenza affronta anche il tema delle richieste ripetute di accesso. Il Consiglio di Stato ha stabilito che non è ammissibile ripresentare la stessa istanza senza fornire nuovi elementi o una diversa motivazione. Inoltre, spetta al richiedente dimostrare, almeno attraverso indizi concreti, che i documenti richiesti esistano effettivamente.

Un ulteriore chiarimento riguarda il cosiddetto accesso difensivo, cioè la richiesta di documenti finalizzata alla tutela dei propri diritti in sede giudiziaria. Anche in questi casi, hanno precisato i giudici, il diritto di accesso non può prevalere sull'assenza dei documenti: le finalità difensive non consentono di ottenere atti che non esistono o che non sono detenuti dall'amministrazione.

La pronuncia rafforza quindi un principio di buon senso giuridico: la trasparenza amministrativa deve essere garantita, ma entro i limiti della reale esistenza e disponibilità dei documenti richiesti.